آشنایی با پیام رسان های سازمانی و اهمیت آنها
میتوانید خلاصهای کوتاه از محتوای مقاله را با استفاده از هوش مصنوعی دریافت نمایید.
دنیای امروز، دنیای ارتباطات است. با نگاه به چند ساعت گذشته زندگیهای خود متوجه این موضوع میشویم. ما در شبکههای اجتماعی مختلف فعالیم و در پیام رسانهای مختلف با دوستان خود ارتباط میگیریم. اما آیا برای ایجاد ارتباط موثر و تاثیر گذار بر روی روند کاری، پیام رسانهای معمولی مناسب هستند؟ باید بگوییم که کار راهانداز هستند، اما موثر نیستند.
شرکتها و سازمانها نیاز به پیام رسانی دارند تا ارتباط بین همکاران را بهبود دهند. استفاده از ابزارهای پراکنده و مختلف باعث ایجاد آشفتگی میشود و بهره وری را تا حد زیادی کاهش میدهد.
ویژگی پیام رسانهای سازمانی
پیام رسانهای سازمانی، ابزارهایی هستند که باعث میشوند ارتباط بین افراد سادهتر و هدفمندتر شود.
همکاری سازمان یافته
وجود ارتباطی ساختارمند و بدون شلوغی، باعث افزایش بهره وری و کاهش پیچیدگی کارها میشود. وجود دسته بندی گفتگوها و ایجاد کانالهای اختصاصی همکاری را منظمتر و ساختار یافتهتر میکند.
افزایش امنیت
حتما پیش میآید که کاربران و همکاران بخواهند اطلاعات مهم، دسترسیها و پسوردها را با هم به اشتراک بگذارند. درست است که در بیشتر پیام رسانها رمزنگاری داده وجود دارد، اما آیا رمزنگاری کافی است؟ مطمئنن متوجه هستید که اطلاعات و دسترسیها تا چه میزان اهمیت دارند و دسترسی غیر مجاز به آنها چه خطراتی برای سازمانها دارد.
یک پیام رسان سازمانی این مشکل را برطرف میکند و امکان این را فراهم میکند که امنیت اطلاعات حفظ شود.
ارتباط صوتی و تصویری
در بسیاری از مواقع ارتباط به طور متنی موثر نیست و نیاز به ارتباط به شکلهای دیگر مانند تماس صوتی وجود دارد. از طرفی فرض کنید باید جلسهای غیر حضوری برگزار کنید. این جلسه باید با کیفیت باشد و امنیت آن تضمین شده باشد. بسیاری از پلتفرمهای پیام رسان سازمانی امکان تماس صوتی و ایجاد ویدیو کنفرانس دارند. این ویژگیها نیاز شما به ابزارهای جانبی را بسیار کاهش خواهند داد.
آشنایی با بهترین پیام رسانهای سازمانی
با توجه به نیاز گسترده سازمانها به پیام رسان سازمانی، ابزارهای زیادی با ویژگیهای متنوعی برای این موضوع ایجاد شده است که در اینجا با چند مورد از بهترین آنها آشنا میشویم.
پیام رسان Google Chat
Google Chat پیام رسان گوگل است که جایگزین Google Hangouts شده است. این پیام رسان در اکوسیستم Google Workspace کار میکند و به دلیل ایجاد ارتباطی امن بین تیمها، محبوبیت بالایی دارد. از دیگر ویژگیهای Google Chat یکپارچه شدن آن با دیگر ابزارهای گوگل مانند Docs، Sheets و… است.
این موضوع باعث میشود تا کارهای تیمی بهتر و با ارتباطی موثرتر انجام شوند. هزینه Google Chat به ازای هر کاربر در ماه حدود 7 دلار است.
پیام رسان Slack
Slack یک پیام رسان مبتنی بر فضای ابری است که با ابزارهای مختلف هوش مصنوعی ترکیب شده است. از ویژگیهایی که این پیام رسان به سازمانها ارائه میدهد میتوان به ایجاد ارتباط امن و سریع، جستجوی قوی، ایجاد کانالهای ساختار یافته، یکپارچه سازی با ابزارهای متفاوت و… اشاره داشت. اما ویژگی مهمی که در Slack به صورت محدود وجود دارد، تماس صوتی و تصویری است.
قیمت گذاری Slack نیز مانند گوگل چت به ازای هر کاربر حدود 7 دلار است.
پیام رسان Microsoft Teams
پیام رسان سازمانی مایکروسافت Microsoft Teams نام دارد که امکان ایجاد ارتباطی امن را در محیط سازمانی را میدهد. این پیام رسان با ابزارهای مختلف Microsoft 365 یکپارچه شده است. همچنین قابلیتهای از جمله ویدیو کنفرانس، اشتراک در یک محیط واحد و… را دارا است.
Microsoft Teams پلانهای مختلفی با قیمتهای متفاوت دارد که پایهترین قیمت حدود 4 دلار در ازای هر کاربر است.
مقایسه پیام رسانهای Google Chat، Slack و Microsoft Teams
در این قسمت 3 مورد از بهترین پیام رسانهای سازمانی را با هم مقایسه میکنیم تا انتخاب بهتری داشته باشید.
| ویژگی | Google Chat | Slack | Microsoft Teams |
|---|---|---|---|
| شرکت سازنده | Slack Technologies | Microsoft | |
| بستر فعالیت | Google Workspace | فضای ابری (Cloud-Based) | Microsoft 365 |
| مهمترین مزیت | یکپارچگی کامل با ابزارهای گوگل | کانالهای سازمان یافته و جستجوی قدرتمند | همکاری جامع در اکوسیستم مایکروسافت |
| امکانات ارتباطی | چت فردی و گروهی، اشتراک فایل | چت، کانالهای کاری، اشتراک فایل | چت، تماس صوتی و تصویری، ویدئو کنفرانس |
| یکپارچه سازی با ابزارها | Docs، Sheets، Drive و سایر سرویسهای گوگل | صدها ابزار و سرویس شخص ثالث | Word، Excel، PowerPoint، Outlook و سایر ابزارهای Microsoft 365 |
| امنیت سازمانی | بالا | بالا | بالا |
| قابلیت جستجو | خوب | بسیار قوی | خوب |
| تماس صوتی و تصویری | دارد | محدودتر نسبت به رقبا | بسیار کامل |
| مناسب برای | سازمانهای استفاده کننده از Google Workspace | تیمهای پروژه محور و استارتاپها | سازمانهای مبتنی بر Microsoft 365 |
| قیمت پایه تقریبی | حدود 7 دلار به ازای هر کاربر در ماه | حدود 7 دلار به ازای هر کاربر در ماه | از حدود 4 دلار به ازای هر کاربر در ماه |
هر چند پیام رسانهایی مانند Google Chat، Slack و Microsoft Teams به صورت ابری ارائه میشوند، اما برای بهره برداری بهینه از قابلیتهای آنها، سازمانها به زیر ساخت شبکه پایدار، اینترنت پرسرعت و در برخی موارد سرورهای سازمانی برای یکپارچه سازی با سایر سامانهها نیاز دارند. شاید فکر کنید که هزینههای شما به این طریق و با خریداری سرور افزایش خواهد داشت، اما با انتخاب ارائه دهنده سرور مناسب این اتفاق نخواهد افتاد. سرور مجازیهای پویان آی تی با ارائه بهترین خدمات و پشتیبانی، کمترین هزینه را دارند و برای کسب و کار شما به صرفه خواهند بود.
کلام آخر
در دنیای کسب و کارهای امروزی، ارتباطات سریع، امن و هدفمند نقش مهمی در موفقیت سازمانها ایفا میکنند. پیام رسانهای سازمانی با فراهم کردن بستری مناسب برای همکاری تیمی، مدیریت بهتر گفتگوها، افزایش امنیت اطلاعات و برگزاری جلسات آنلاین، به یکی از ابزارهای ضروری سازمانها تبدیل شدهاند. انتخاب میان Google Chat، Slack و Microsoft Teams به نیازها، زیر ساختها و اکوسیستم نرم افزاری مورد استفاده هر مجموعه بستگی دارد. با بررسی دقیق قابلیتها و امکانات هر یک از این پلتفرمها، میتوانید راهکاری را انتخاب کنید که بیشترین هماهنگی را با اهداف و نیازهای سازمان شما داشته باشد و زمینه افزایش بهره وری و بهبود همکاریهای تیمی را فراهم کند.
سوالات متداول
پیام رسانهای سازمانی علاوه بر امکان ارسال پیام، قابلیتهایی مانند مدیریت تیمها، ایجاد کانالهای کاری، کنترل دسترسی کاربران، امنیت پیشرفته، اشتراک گذاری فایل و برگزاری جلسات آنلاین را در اختیار سازمانها قرار میدهند.
بله. اکثر پیام رسانهای سازمانی از فناوریهای امنیتی پیشرفته مانند رمزنگاری دادهها، احراز هویت چند مرحلهای و کنترل سطح دسترسی کاربران استفاده میکنند تا از اطلاعات سازمان محافظت شود.
منابع
- https://trueconf.com/blog/reviews-comparisons/messaging-apps-for-business
- https://www.techradar.com/pro/best-enterprise-messaging-platform
اولین دیدگاه را اضافه کنید.