حسابداری ابری: آینده مالی کسب و کارها
حسابداری چیست و حسابدار کیست؟ حسابداری یعنی تحلیل، بررسی و ثبت اطلاعات مالی. حالا چون مثلا شما نمی‌دانید، حسابدار هم کسی است که این کارها را انجام میدهد. فرقی هم نمیکند که این اطلاعات مالی مال یک هولدینگ بزرگ است یا یک مغازه کوچک در شهر. حتما می‌دانید که یک حسابدار چگونه کار میکند. با استفاده از نرم افزارهای خاصی اطلاعات مالی را وارد سیستم میکند. این‌ها را گفتیم که چه بگوییم؟ که بگوییم حسابداری ابری هم همین است! منتها با امکانات و امتیازات بیشتر که با آن‌ها بیشتر آشنا خواهیم شد.
حسابداری ابری دقیقا چیست؟
همان‌طور که از نامش پیداست رسیدگی به امور مالی اعم از تحلیل، بررسی و ثبت اطلاعات مالی در محیط ابری (آنلاین) را حسابداری ابری می‌گویند. به کمک نرم افزارهایی در بستر سرویس ابری انجام می‌شود. به حسابداری ابری، حسابداری آنلاین و یا حسابداری تحت وب هم می‌گویند. می‌دانید که عمل حسابداری به کمک نرم افزارهایی انجام می‌شود در حسابداری ابری نیز همین‌طور است. طبیعتا ما نیاز به پلتفرم‌هایی برای اجرا داریم. اما فرق این پلتفرم‌ها چیست؟ استفاده از کدام یک به صرفه‌تر است؟ برای رسیدن به جواب این سوال‌ها ابتدا لازم است این مقاله را با دقت بخوانید.
مزایای حسابداری ابری کدام است؟ 7 ویژگی پرکاربرد
برویم که نگاهی هم به مزایا این نوع حسابداری بیندازیم. برای آشنایی بهتر با این حسابداری، با ما همراه باشید.
1. سیستم ابری اینجا، اونجا و همه جا
در این حسابداری ابری شما در هر زمان و در هر مکانی که باشید می‌توانید به راحتی تنها با دستگاهی که به اینترنت دسترسی دارد مثل گوشی موبایل، کامپیوتر یا حتی تبلت به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشید! این یعنی کاملا هم امکان دورکاری و کار در منزل برای شما فراهم است اگر فقط اینترنت داشته باشید!
2. صرفه جویی در هزینه
اگر در مجموع بخواهم بگویم حسابداری ابری ارزان‌تر و بهتر از حسابداری سنتی است. زیرا شما دیگر مجبور نخواهید بود هزینه‌ای صرف تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری کنید. تنها با توجه به میزان استفاده خود ماهانه هزینه‌ای بابت اشتراک ماهانه خود پرداخت خواهید کرد. دیگر نیازی به هزینه کردن برای نگهداری و مدیریت زیرساخت‌های فناوری نیست؛ زیرا خود ارائه دهندگان سیستمهای ابری حواسشان به همه چیز هست. می‌بینید چقدر به صرفه‌تر است؟
3. دسترسی به اطلاعات به روز
به جای منتظر گزارشات ماهانه و هفتگی ماندن که آن هم معلوم نیست خطا دارد یا ندارد با حسابداری ابری بدون معطلی و دقیق راجع به وضعیت مالی همین الان شرکت خود اطلاعات به دست آورید. این امر قطعا در مدیریت بهتر و سریع‌تر کمکتان خواهد کرد.
4. همگام سازی با پلتفرم‌های دیگر
این پلتفرم بدون هیچ مشکلی به نرم افزارهای دیگری که لازم است برای مدیریت کسب و کارتان به آن وصل شوید، وصل خواهد شد و هرگونه اطلاعات مالی را اتوماتیک جمع آوری کرده و یا اطلاعات مالی را در نرم افزارهای دیگر هم تاثیر میدهد.
5. همیشه به روز باشید
لازم نیست حتی به به روزرسانی فکر کنید. حسابداری ابری شما اتوماتیک به روز خواهد شد بدون اینکه لازم باشد شما کاری انجام دهید.
6. اشتراکی امن
دیگر ضروری نیست که اطلاعات را در فلش مموری خود ریخته و با خود اینور و آنور ببرید. خیالتان راحت باشد؛ زیرا سیستمهای ابری به شدت امن هستند و اتفاقی برای اطلاعات شما نمی‌افتد پس به راحتی اطلاعات را با افرادی که نیاز دارید به اشتراک بگذارید.
7. جلوگیری از خطر از دست رفتن اطلاعات
پشتیبانی قوی و ریکاوری در صورت بروز مشکل، از جمله ویژگی‌های حسابداری ابری است. با ذخیره سازی اطلاعات در فضای ابری در صورت بروز خطای انسانی، نقص سخت افزاری و یا حتی تهدیدهای جدی از، از دست رفتن اطلاعات جلوگیری کنید.
معایب حسابداری ابری کدام است؟
قطعا هر چیزی خوبی‌ها و بدی‌های خودش را دارد. گرچه بدی‌های حسابداری ابری کمتر از خوبی‌هایش است.
وابستگی بیش از حد به اینترنت: با همه این مزیت‌‌ها، رایانش ابری به شدت وابسته به اینترنت است و اگر مشکلی برای اینترنت پیش بیاید دسترسی شما قطع می‌شود.
از دیگر معایب این پلتفرم حسابداری می‌توان به این اشاره کرد که ممکن است هزینه غیر منتظره روی دست شما بگذارد و شما برای آن برنامه‌ای نداشته باشید از قبل.
سرور مجازی کلود هتزنر
پویان آی تی ارائه دهنده سرور مجازی کلود هتزنر اروپا است.
در صورت داشتن سوال با پشتیبانان فنی در ارتباط باشید.
فرق حسابداری ابری با حسابداری سنتی چیست؟
اینکه اکثر کمپانی‌ها و یا حتی مغازه‌های کوچک در شهر مایل هستند سود و زیان ماهانه خود را حساب کنند و سر از دخل و خرج یک ماه خود در بیاورند چیز جدیدی نیست و از سال‌ها قبل از حسابداری ابری انجام شده است. اما خب تفاوت‌هایی هم وجود دارد.
امنیت اطلاعات ذخیره شده
در حسابداری سنتی داده‌ها معمولا روی یک کامپیوتر فیزیکی در محل کار ذخیره می‌شوند. این امر در صورت مواجه شدن با مشکلاتی همچون مشکلات نرم افزاری و سخت افزاری کامپیوتر، مسائل امنیتی و حتی بلای طبیعی میتواند موجب از دست رفتن اطلاعات شما شود. در مقایسه با این، حسابداری ابری از سرورهایی که بسیار از شما دور هستند استفاده میکند. این سرورها توسط ارائه دهندگانی مدیریت و پشتیبانی می‌شوند که برای محافظت از اطلاعات مالی شما اقدامات امنیتی بسیار قوی، و رمزگذاری داده‌ها را انجام می‌دهند و در صورت بروز هر مشکلی شما را راهنمایی می‌کنند.
دسترسی در همه جا و همه حال
در حسابداری سنتی لازم است که شما حی و حاضر پشت کامپیوتر باشید؛ اما با حسابداری ابری شما نه تنها می‌توانید از هر کجا دلتان خواست به اطلاعات دسترسی داشته باشید بلکه می‌توانید با هر دستگاهی که دوست داشتید حتی موبایل اطلاعات مالی را مدیریت کنید. این ویژگی ابری امکان دورکاری را هم برای شما فراهم میکند.
صرفه جویی در هزینه
بیایید راجع به یکی از کارآمدترین و بهترین بخش‌های حسابداری ابری صحبت کنیم. بر فرض مثال اگر شما صاحب یک کسب و کاری باشید و نیاز داشته باشید که داده‌ها و تراکنش‌های بیشتری در سیستم حسابداری ابری خود انجام شود به راحتی و بدون نگرانی می‌توانید آن را افزایش و کاهش دهید. در صورتی که اگر این اتفاق در سیستم حسابداری سنتی بیفتد شما باید هزینه زیادی بابت نرم افزار و حتی گاهی سیستم خود بدهید. علاوه بر این‌ها هزینه‌های اولیه هم ندارد. یعنی رسما لازم نیست نصف پولی که برای حسابداری سنتی خرج می‌کنید برای این حسابداری هم خرج کنید. درکل این طوری هزینه‌های خود را مدیریت کرده و هزینه اضافی نمی‌دهید. فقط توجه داشته باشید باید ماهانه هزینه‌ای برای حسابداری ابری پرداخت کنید. حسابداری ابری حتی نیاز به نصب هم ندارد.
به روز رسانی و گزارش اطلاعات
یکی از ویژگی‌هایی که سیستمهای ابری در آن بهترین هستند به روزرسانی اطلاعاتی که به آن‌ها وارد می‌کنید و گزارش مالی دادن است. وقتی اطلاعات جدید را وارد می‌کنید سیستمهای حسابداری ابری خیلی سریع اطلاعات را در سراسر سیستم تاثیر می‌دهند و برای شما جدیدترین اطلاعات را به نمایش می‌گذارند. این ویژگی امکان گزارش لحظهای و تصمیم گیری سریع در زمان بروز بحران را برای کسب و کارها فراهم میکند. اما در حسابداری سنتی از این چیزها خبری نیست. اغلب گزارش‌ها به صورت دستی است و برای یک شرکت بزرگ ممکن است پروسه زمان‌گیری باشد و در صورت نیاز تصمیم گیری به تعویق بیفتد.
اتوماسیون با همگام سازی
یکی از ویژگی‌هایی که موقع طراحی حسابداری ابری توی ذهن طراح می‌گنجیده همگام سازی است. این سیستم بدون هیچ مشکلی با سیستمهای دیگر کسب و کارها مثل درگاه‌های پرداخت و ابزارهای مدیریت مالی، همگام می‌شود و اطلاعاتش را به اشتراک می‌گذارد. در این صورت دیگر نیازی نیست اطلاعات برداشت و یا واریزی را به صورت دستی وارد کنید همه چیز به صورت اتوماتیک وارد و مدیریت می‌شود. علاوه بر این‌ها یک سری وظایف تکراری هم بدون نیاز به نیروی انسانی انجام خواهد شد که باعث کاهش خطا انسانی و صرفه جویی در وقت خواهد بود.
| ویژگی‌ها | حسابداری سنتی | حسابداری ابری |
|---|---|---|
| نیاز به نصب | دارد | ندارد |
| دسترسی از راه دور | ندارد | دارد |
| هزینه اولیه | بالا (تهیه نرم افزار و سخت افزار) | پایین (اشتراک ماهانه) |
| به روزرسانی | دستی | اتوماتیک |
| سطح امنیت | وابسته به کاربر | امنیت بالا در سرویس‌های ابری |
چرا حسابداری ابری؟
مزایای این حسابداری در بالاتر برای شما بیان شد. اما باز هم گاهی افراد برای استفاده از این پلتفرم دودل هستند. شما می‌توانید با خیال راحت به این ابر اعتماد کنید در عین حال که برایتان هزینه‌ها را هم کاهش میدهد. همچنین در زمان هم برایتان صرفه جویی خواهد کرد. ضمنا با امکان دورکاری به شما اجازه مدیریت بحران در شرایط ناگوار را هم میدهد. دیگر گزارش لحظهای و بسیاری از مزایای آن که عنوان شد را بیان نمی‌کنم.
خلاصه که
در این مقاله به شما گفتیم حسابداری ابری دقیقا چیست و چه ویژگی‌هایی دارد. با این همه ویژگی خوب حتما دارید به استفاده از آن برای کسب و کارتان فکر می‌کنید. به گفته بزرگان این صنعت، فضای ابری کلید موفقیت هر کسب و کاری در آینده است. پس مطمئن باشید استفاده از آن نه تنها ضرری ندارد؛ بلکه مفید هم هست.
سوالات متداول
حسابداری ابری برای کدام کسب و کارها مناسب است؟!
فرقی نمیکند؛ چه کسب و کار بزرگی داشته باشید و چه کوچک و چه حتی متوسط، این سیستم برای همه مفید است.
حسابداری ابری چگونه به کسب و کارها کمک میکند؟
حسابداری ابری برخی از فرایندها را به صورت خودکار انجام میدهد و با ارائه گزارشهای دقیق به صورت روزانه و لحظهای، کاهش خطای انسانی و گزارش دهی دقیق میتواند برای هر کسب و کاری مفید باشد.
چگونه میتوانم به سیستمهای ابری دسترسی پیدا کنم؟!
پس از ثبت نام در این سیستمها به راحتی به تمامی امکانات آن دسترسی پیدا خواهید کرد.
منابع
- https://cloud.google.com/learn/advantages-of-cloud-computing#why-switch-to-cloud-computing
- https://thrivecfo.co.za/cloud-accounting-vs-traditional-accounting/
اولین دیدگاه را اضافه کنید.