چرا ایمیل ها وارد اسپم می شوند؟ بررسی دلایل و راه حل آنها
میتوانید خلاصهای کوتاه از محتوای مقاله را با استفاده از هوش مصنوعی دریافت نمایید.
رفتن ایمیلها به پوشه اسپم. این موضوع میتواند کابوس بسیاری از مدیران کسب و کارها باشد. وقتی ایمیلهای شما به جای رسیدن به صندوق ورودی مشتریان، وارد پوشه اسپم میشوند، این موضوع میتواند به اعتبار برند و عملکرد کسب و کار شما آسیب جدی وارد کند. اما چرا این اتفاق میافتد؟ در این مقاله به بررسی دلایل این اتفاق میپردازیم و راه حلهایی برای رفع آن پیشنهاد میدهیم.
فیلتر اسپم چیست؟
ارائه دهندگان سرویسهای ایمیل برای جلوگیری و شناخت محتواهای مشکوک و خطرناک، برنامههایی را ایجاد کردند. این برنامهها فیلتر اسپم نام دارند. فیلترهای اسپم با معیارهای مختلفی ایمیلها را بررسی میکنند و تصمیم میگیرند که آنها را در لیست اسپم قرار بدهند یا خیر. این معیارها شامل:
- سیستم امتیاز دهی: اگر امتیاز اسپم یک ایمیل بالا باشد، آن در لیست اسپم قرار میگیرد.
- طبقه بندی بیزی (Bayesian Spam Filter): ایمیلهای اسپم شناخته شده معیار ارزیابی ایمیلهای جدید قرار میگیرند.
- یادگیری ماشین: جدیدترین فیلترها، از یادگیری ماشین برای مقابله با ایمیلهای اسپم استفاده میکنند.
هدف فیلترهای اسپم، ایجاد محیطی تمیز و پاکیزه برای صندوق Inbox است.
چرا ایمیلها اسپم میشوند؟
مهمترین دلایل اسپم شدن ایمیلها فنی یا ساختاری هستند. مهم نیست که ایمیل چه مقصدی دارد، به طور کلی ایمیلها در هنگام ارسال به طور خودکار بررسی میشوند. این بررسی خودکار شامل مواردی مانند موارد زیر است.
- بررسی احراز هویت دامنه فرستنده.
- بررسی قابل اعتماد بودن سرور ارسال کننده.
- بررسی وضعیت ایمیلهای قبلی ارسال شده.
- بررسی محتوای مشکوک و الگوی ارسال ایمیل.
این بررسیها به ویژه برای ایمیلهای کاری حساستر هستند و لازم است تنظیمات دامنه و سرویس ایمیل به درستی پیکربندی شوند. در صورت تنظیم صحیح این موارد، سرویسهایی مانند Gmail و Outlook اعتماد بیشتری به ایمیلهای ارسالی خواهند داشت و احتمال ورود آنها به پوشه Spam کاهش پیدا میکند.
همچنین، مشکل اسپم شدن فقط مربوط به ایمیلهای تبلیغاتی نیست و ممکن است ایمیلهای مهمی مانند فاکتورها، تایید رزومه، مکاتبات با مشتریان و سایر ایمیلهای کاری را نیز تحت تاثیر قرار دهد.
دلایل اسپم شدن ایمیلها
در اینجا با مهمترین و رایجترین دلایلی که باعث میشوند ایمیلها در پوشه اسپم قرار بگیرند، آشنا میشویم.
احراز هویت غلط
ممکن است ایمیلهای متعددی به نام برند شما برای کاربران ارسال شوند، در حالی که شما هیچ گونه اطلاع یا کنترلی بر آنها ندارید. در چنین شرایطی، احراز هویت ایمیل اهمیت ویژهای پیدا میکند، زیرا به جلوگیری از جعل هویت و افزایش اعتماد گیرندگان کمک میکند.
- SPF: استانداردی است که تعیین میکند چه آی پیهایی مجاز به ارسال ایمیل از دامنه شما خواهند بود.
- DKIM: این استاندارد اطمینان حاصل میکند که در مسیر، ایمیل دچار تغییر نشده باشد.
- DMARC: نوع برخورد با ایمیلهای غیر مجاز را این استاندارد تعیین میکند.
اگر هر یک از این سه مورد به طور اشتباه پیکربندی شوند، احتمال اسپم شدن ایمیل شما افزایش خواهد یافت.
IP ارسال کننده
هر IP سابقهای دارد و این سابقه اعتبار امروز آن را شکل میدهد. اگر سابقه خوبی نداشته باشد و شکایات زیادی برای آن ثبت شده باشد، احتمال اسپم شدن ایمیلهای ارسال شده با آن، افزایش مییابد. برای پیگیری کردن این موضوع، میتوانید چند اقدام مهم انجام دهید.
- اعتبار IP را چک کنید.
- Blocklist را بررسی کنید و ببینید در آن قرار دارد یا خیر.
- با سرویس ارائه دهنده جیمیل ارتباط بگیرید.
اعتبار دامنه
در کنار اعتبار و سابقه آی پی، سابقه دامنه نیز برای فیلترهای اسپم مورد اهمیت است. برای این که بتوانید از اعتبار دامنه خود مطلع شوید، میتواند از سرویسهایی مانند Gmail Postmaster Tools استفاده کنید.
محتوای ایمیل
اگر محتوای ایمیل از نظر فیلترهای اسپم مناسب نباشد (مخرب و خطرناک شناخته شود.) ایمیل وارد پوشه اسپم خواهد شد. برای جلوگیری از این موضوع چند مورد است که باید در ایمیلها رعایت شود.
- موضوع ایمیل و محتوای آن باید در یک راستا باشند.
- برخی واژهها معمولا در ایمیلهای اسپم بیشتر دیده میشوند؛ مانند رایگان، همین الان اقدام کنید و عبارات مشابه. استفاده بیش از حد از این نوع کلمات میتواند احتمال قرار گرفتن ایمیل در پوشه اسپم را افزایش دهد، بنابراین بهتر است در متن ایمیلهای رسمی و بازاریابی از آنها با احتیاط استفاده شود.
- قالب ایمیل باید ساده، منظم و حرفهای طراحی شود. استفاده بیش از حد از تصاویر، رنگها یا عناصر گرافیکی میتواند ایمیل را شبیه پیامهای اسپم نشان دهد و احتمال ورود آن به پوشه اسپم را افزایش دهد.
تعداد ایمیلهای ارسالی
اگر در مدت زمان کوتاهی تعداد زیادی ایمیل ارسال کنید، یا به یک گیرنده به صورت مکرر ایمیل بفرستید، احتمال شناسایی پیامهای شما به عنوان اسپم افزایش پیدا میکند. رعایت فاصله زمانی مناسب و مدیریت حجم ارسال ایمیل، نقش مهمی در حفظ اعتبار دامنه و جلوگیری از اسپم شدن دارد.
رفتار کاربران
یکی از مهمترین سیگنالها برای فیلترهای اسپم، رفتار کاربران است.اگر کاربران بعد از دیدن ایمیل شما بر روی Mark as Spam کلیک کنند، فیلترهای اسپم روی ایمیلهای شما حساس میشوند. از راه حلهای این موضوع میتوان به موارد زیر اشاره داشت.
- بررسی نرخ شکایات.
- شناسایی کاربران ناراضی و عدم ارسال ایمیل به آنها.
رفع مشکل اسپم شدن ایمیلها
برای اینکه مطمئن شوید ایمیلهای شما به پوشه اسپم میروند و بتوانید علت مشکل را شناسایی و برطرف کنید، مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید:
- ابتدا وارد هاست خود شوید و بررسی کنید که آیا دامنه به درستی و به صورت مستقیم به هاست متصل است یا خیر.
- سپس از منوی سمت چپ یا نوار بالای صفحه، بخش Email یا Mail را پیدا کنید. در قسمت مربوط به Queue (صف ارسال)، یک ایمیل تست به آدرس جیمیل خود ارسال کنید. اگر مشکلی وجود داشته باشد، سیستم معمولا یک خطا (Error) نمایش میدهد.
- بعد از مشاهده خطا، وارد سایت Mail-Tester شوید.
- در این سایت یک آدرس ایمیل موقت به شما داده میشود. یک ایمیل تستی به این آدرس ارسال کرده و سپس روی گزینه Check کلیک کنید.
- این ابزار به شما گزارش دقیقی از مشکلات ایمیل میدهد؛ از جمله مواردی که باعث میشوند ایمیلها اسپم شوند یا تحویل آنها با مشکل مواجه شود.
- برای رفع خطاهای نمایش داده شده، اگر از cPanel استفاده میکنید، به بخش Email Deliverability مراجعه کنید.
- در این قسمت ابزارها و تنظیماتی وجود دارد که به شما کمک میکند مشکلات DNS (مثل SPF و DKIM) را اصلاح کنید تا ایمیلها به درستی ارسال شوند و وارد اسپم نشوند.
با انجام این مراحل، معمولا مشکل اسپم شدن ایمیلها به طور کامل برطرف میشود. اگر با انجام این مراحل همچنان با مشکل مواجه بودید، یا در اجرای آنها با چالش رو به رو شدید، میتوانید از متخصصان پویان آی تی در این حوزه مشاوره دریافت کنید تا به صورت دقیق مشکل شما بررسی و برطرف شود.
در نهایت
باید گفت مشکل اسپم شدن ایمیلها فقط یک خطای ساده نیست، بلکه نتیجه مجموعهای از عوامل فنی، رفتاری و محتوایی است که هرکدام میتوانند روی اعتماد سرویسهای ایمیل مانند Gmail و Outlook تاثیر بگذارند. اگر این موارد به درستی مدیریت نشوند، حتی ایمیلهای مهم و ضروری نیز ممکن است به جای Inbox وارد پوشه Spam شوند.
با این حال، خبر خوب این است که با رعایت اصولی مانند تنظیم صحیح SPF، DKIM و DMARC، استفاده از سرور و دامنه معتبر، ارسال اصولی ایمیلها و همچنین بهینه سازی محتوای ایمیل، میتوان تا حد زیادی این مشکل را برطرف کرد.
اگر فرآیند بررسی و رفع خطاها را به صورت مرحله به مرحله انجام دهید، همان طور که در این مقاله توضیح داده شد، میتوانید به مرور اعتماد سرویسهای ایمیل را جلب کرده و مطمئن شوید پیامهای شما به درستی به دست مخاطبان میرسند.
در واقع، هدف نهایی این است که ایمیلهای شما نه تنها ارسال شوند، بلکه دیده شوند و اثرگذار باشند.
سوالات متداول
خیر. حتی ایمیلهای مهم مانند فاکتورها، تایید سفارش، یا ایمیلهای پشتیبانی هم اگر تنظیمات درست نباشد ممکن است وارد اسپم شوند.
بله. استفاده زیاد از کلمات تبلیغاتی، لینکهای زیاد، تصاویر سنگین یا قالبهای نامناسب میتواند باعث اسپم شدن ایمیل شود.
با تنظیم صحیح DNS (SPF، DKIM، DMARC)، استفاده از سرور معتبر، بررسی اعتبار IP، بهینه سازی محتوا و تست ایمیل با ابزارهایی مثل Mail-Tester.
منابع
- https://postmarkapp.com/blog/why-are-my-emails-going-to-spam
- https://www.kreativmedia.ch/en/blog/emails-landing-in-spam/
- https://help.one.com/hc/en-us/articles/13908191578513-Why-do-my-emails-end-up-in-spam
اولین دیدگاه را اضافه کنید.